Consultoria

Terceirização inteligente com Business Process Outsourcing

O Business Process Outsourcing, ou apenas BPO, é uma das soluções que as empresas buscam quando o assunto é maximizar a eficiência em seus processos sem precisar fazer um investimento alto.

Em bom português, esse termo se traduz para a terceirização dos processos de negócios, ou seja, a contratação de especialistas e prestadoras de serviço que atendam atividades e funções de negócios e que não compõem o quadro usual de colaboradores da empresa. 

Cada vez mais forte no mercado, o ato de terceirizar os recursos de negócios é uma boa opção para quem precisa tocar projetos internos sem abraçar verbas fixas para tanto, assim como uma das melhores formas de atender à necessidades da empresa sem desprender de grandes investimentos, como é no caso da formação de novas equipes ou a contratação de novos colaboradores. 

Entenda como o Business Process Outsourcing pode te ajudar a melhorar a produtividade da empresa, garantindo melhores resultados e melhor utilização de recursos internos.

O BPO e a terceirização são a mesma coisa? 

Não. Embora quando lemos as descrições gerais, os dois apresentem semelhança, as duas modalidades não se referem ao mesmo tipo de atividade, sendo que a maior diferença se encontra no desenvolvimento e na aplicação do projeto contratado. 

O Business Process Outsourcing é uma modalidade mais “avançada” da terceirização, contanto com profissionais mais experientes e especializados no assunto, geralmente com uma equipe formada por pessoas de perfil sênior. Os profissionais de BPO são mais dedicados à resolução de grandes problemas, disponibilizando estudos e até mesmo promovendo mudanças na cultura empresarial com os seus serviços. 

Quais as vantagens de aderir a um BPO

Focados em aumentar a produtividade, reduzirem o custo e retornarem com uma lucratividade, os serviços de um BPO te garantem: 

• Controle e redução de recursos humanos e seus custos envolvidos; 
• Maior flexibilidade interna; 
• Aumento na eficiência e melhoria contínua na execução dos processos; e
• Serviços flexíveis, feitos de acordo com as atuais demandas de mercado. 

O fato de realocar os esforços da empresa na contratação de serviços de BPO traz uma grande vantagem quando a busca é por flexibilidade e redução de custos, pensando que as técnicas implementadas serão direcionadas para completar objetivos e atingir metas, mas que não necessariamente precisam estar presente no dia a dia de certas empresas, promovendo para as lideranças da equipe um espaço melhor para focar nas verdadeiras necessidades da empresa.

Ou seja: você ganha um serviço da mais alta qualidade em todas as instâncias de sua cadeia operacional, com mais produtividade e com uma visão mais especializada para o crescimento dos seus negócios.

Quais as atividades que o BPO impacta? 

Com especializações diferentes e possibilidades para as mais diversas áreas da empresa, o serviço de BPO pode ser aplicado tanto dentro das áreas internas da empresa, chamadas de Back Office, ou nas áreas que atendem clientes e parceiros da empresa, chamadas de Front Office, que incluem também o marketing e o SAC. 

Algumas das áreas que o Business Process Outsourcing pode ter um papel importante: 

• Gestão de TI e tecnologias
• Análise de Dados
• Processos Jurídicos
• Recursos Humanos
• Compliance
• Contabilidade e Financeiro

Todas essas áreas contam com a contratação de especialistas no ramo, que estão envolvidos em projetos da empresa especialmente para o aumento da produtividade da empresa e, por consequência, na melhoria de resultados das mesmas.

Com o Outsourcing, você contrata profissionais qualificados e dedicados para trazerem soluções duradouras para dentro da sua companhia, garantindo sempre uma atualização constante, no caso de novas tecnologias, ou no treinamento mais eficiente para os seus colaboradores, quando pensamos nas áreas de atendimento e recursos humanos. 

BPO com a Mestra Informática

Com anos de experiência no mercado para te trazer as melhores soluções para a sua empresa, a Mestra Informática trabalha com modelos de BPO feitos para atender às demandas de um mercado em constante mudança.

Quer conhecer melhor as nossas soluções de Outsourcing? Entre em contato com um de nossos especialistas.

Automatizando processos com Business Process Management

Business Process Management (na sigla, BPM), ou em bom português, Gestão de Processos de Negócios, é um conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa.

Feito para ser uma abordagem de gerenciamento adaptável, esse sistema de gestão tem como objetivo integrar as estratégias da empresa às expectativas e necessidades de seus clientes, gerenciando e organizando processos para um maior ganho de eficiência dentro das atividades da empresa.

Embora muitas pessoas tentem encaixar o BPM como uma metodologia ou estrutura de negócio, o ideal é enxergar mais como uma capacidade de organização do que apenas um conjunto de ferramentas.

As vantagens de se trabalhar com o Business Process Management

Fazer a Gestão dos Processos de Negócio com um software te oferece o melhor dos mundos neste sentido, com uma gestão integrada e inteligente para a sua empresa. Entre os muitos benefícios que você encontra com um bom sistema de BPM, nós destacamos:

Automação

Com mais agilidade para os processos, priorizando e direcionando os processos repetitivos de forma automática, a automação que o BPM traz facilita no alinhamento da equipe com a organização dos trabalhos.

Eficiência

O aumento da eficiência se dá com a informatização de processos e o seu melhor entendimento para como devem ser conduzidos pela equipe.

Redução de Custos

Com o aumento da eficiência e a automatização de processos repetitivos, a redução dos custos dentro da empresa é viabilizado de forma mais clara e rápida à medida em que a empresa vai se inteirando melhor de cada um de seus processos de acordo os insights de operações de negócio oferecidos pelo software.

Aumento de produtividade

Com a eliminação de barreiras e facilitação no fluxo de trabalho, a padronização de processos e reconhecimento de cada um por parte da equipe faz com que o ciclo de trabalho se torne cada vez mais produtivos, o que nos leva ao próximo ponto!

Maior controle

Com indicadores de desempenho estabelecidos pelo BPM, mostrando as curvas de performance da empresa em relação aos seus processos, assim como em relação aos meses anteriores, proporcionando mais facilidade no controle da qualidade do trabalho de cada equipe envolvida.

Transparência nos processos

Com a automatização e controle dos processos em ordem, nós verificamos cada vez mais a consciência de todos os colaboradores da empresa com as tarefas de cada equipe e a execução de suas próprias atividades com mais qualidade e aderência aos objetivos e metas dentro da empresa, melhorando a comunicação interna entre as equipes e reforçando a cultura de empatia.

As etapas para o Business Process Management

Agora que você já sabe o que é o Business Process Management e quais as vantagens que ele pode oferecer para a sua empresa, é importante também explicarmos as etapas envolvidas na sua implementação.

Chamadas de seis fases do ciclo de vida, o BPM é entendido como um projeto que é feito de acordo com as demandas da empresa, com uma abordagem flexível e que pode se adaptar de acordo com qualquer empresa, não importando seu segmento ou porte.

Projeto

Nesta fase, se faz a identificação dos processos da empresa, assim como o reconhecimento e documentação das atividades da empresa, entendendo quais seus pontos em comum, porque foram desenvolvidas e a que propósito servem.

Aqui também é o momento em que se alinha internamente o planejamento estratégico da empresa, obtendo uma visão macro de como está estruturado todo o conjunto de processos, identificando quais são primários, quais são de gestão e quais são de apoio.

Modelagem

Após o desenho do projeto, nós chegamos na etapa na qual fazemos a análise dos processos. Esta etapa vai te proporcionar um conhecimento profundo de como as coisas estão acontecendo e como são feitas as entregas, assim como por quais gargalos elas passam e os desafios envolvidos em cada momento da atividade.

Os pontos a serem avaliados dentro desta etapa são:

• Estratégia, metas e indicadores;
• Contexto dos processos dentro do perfil do negócio;
• Funcionalidade e resultados de cada um;
• Entradas e saídas, incluindo fornecedores e clientes;
• Transição de processos entre equipes, áreas e departamentos;
• Mensuração dos recursos e de como estão sendo aplicados.

Simulação

Após desenhar o projeto e analisar seus processos, chegamos na etapa de Simulação, para que possamos, através de um desenho de cada um dos processos, visualizá-los da melhor maneira para a empresa.

Com uma esquematização, permitimos que eles sejam visualizados dentro de uma “big picture” de todas as atividades da empresa, com início, meio e fim de seu andamento, assim como as equipes envolvidas e impactadas por cada uma das atividades.

Com isso, temos um melhor entendimento de de como as coisas acontecem, mas também podemos identificar de forma mais clara onde ocorrem falhas e o que poderia ser melhorado. Assim podemos decidir coisas como: o que precisa ser mudado, o que deve ser cortado logo no início, como as equipes podem se integrar de forma mais fácil, etc. A palavra-chave desta etapa é organização.

Execução

Depois das etapas de análise e planejamento, chegamos ao momento em que devemos executar. A etapa de implantação dos processos conta com toda a estrutura criada pelas três anteriores e é o momento no qual colocamos tudo em prática.

Nesta etapa são testadas todas as propostas de mudanças nos processos, com treinamentos e reforço de uma comunicação integrada entre toda as equipes e colaboradores da empresa para que todos os envolvidos estejam conscientes das decisões tomadas e mudanças que acontecerão daqui para frente.

Aqui é necessário o envolvimento de diversos níveis gerenciais, para que as lideranças passem com clareza a forma como a empresa precisa performa para as suas respectivas equipes.

Monitoramento

Esta etapa serve como sustentação para tudo que foi trabalhado e implementado desde o início do projeto, monitorando e ajudando a encontrar melhores formas de prosseguir com as mudanças propostas assim que elas se estabelecem dentro da empresa.

Aqui nós trabalhamos com medidas como:

• Tempo de conclusão de cada processo;
• Custos despendidos;
• Resultados gerados por cada um deles;
• Qualidade da execução (se houve atrasos, retrabalhos e se a entrega foi satisfatória)

Melhoria

A etapa de melhoria é um processo contínuo. Resultado final de todas as etapas anteriores, é nela que vemos o compartilhamento de resultados e a análise posterior para melhorar os processos e a forma como o trabalho tem sido feito até então.

Por ser permanente, essa etapa exige que a comunicação interna esteja bem alinhada, assim como as lideranças da empresa bem envolvidas nos compartilhamentos dos resultados da empresa.

É nesta etapa que temos também o fechamento do primeiro ciclo e o re-início do projeto para que a empresa alcance sempre os melhores níveis esperados a cada passo que toma em direção às melhorias exigidas no mercado.

Você se interessa por negócios, investimentos e melhorias de gestão? Acompanhe o nosso blog para receber matérias especiais sobre o mundo das empresas e como a tecnologia pode te ajudar a alcançar seus melhores resultados.